Czym jest numer REGON i czym różni się od NIP-u?

Prowadząc działalność gospodarczą w Polsce, przedsiębiorcy muszą posługiwać się różnymi numerami identyfikacyjnymi, jednak nie ulega wątpliwości, że wśród tych najważniejszych trzeba wymienić REGON i NIP.

Czym się różnią i jakie jest ich zastosowanie? Odpowiadamy w dalszej części artykułu!

Różnice między NIP-em a REGON-em

Identyfikatory bywają ze sobą mylone, ale pełnią odmienne funkcje. Przede wszystkim musisz wiedzieć o tym, że REGON-u służy głównie celom statystycznym. To właśnie dlatego identyfikator ten jest nadawany przez GUS.

NIP to skrótowiec od Numeru Identyfikacji Podatkowej, co doskonale określa jego rolę w biznesie. Nadaje go urząd skarbowy właściwy dla miejsca zarejestrowania firmy. Decyzja jest wydawana indywidualnie – to właśnie dlatego, nawet gdy firma została założona online przez portal rządowy, decyzja o nadaniu NIP-u nie przychodzi od razu, a dopiero po kilku dniach. Fiskus musi rozpatrzyć wniosek i dopiero po jego zatwierdzeniu przedsiębiorca otrzymuje swój identyfikator.

Jak jest skonstruowany numer REGON?

Identyfikator jest nadawany przez Główny Urząd Statystyczny każdemu podmiotowi gospodarczemu zarejestrowanemu w Polsce i składa się z dziewięciu cyfr. Pierwsze dwie wskazują na województwo, kolejne sześć to unikalny numer firmy, a ostatnia to liczba kontrolna weryfikująca poprawność całego numeru.

Co ciekawe, w Polsce funkcjonują też dłuższe, bo 14-cyfrowe identyfikatory REGON. Są zarezerwowane dla firm, które mają kilka oddziałów rozlokowanych w różnych częściach kraju. W tym przypadku dodatkowe 5 cyfr identyfikuje konkretną jednostkę lokalną.

REGON pozwala uzyskać podstawowe informacje o firmie, takie jak:

• nazwa,
• adres,
• forma prawna,
• rodzaj działalności według kodów PKD.

Sporo informacji o zastosowaniach numeru REGON oraz o jego roli w biznesie znajdziesz na tej stronie: https://firmove.pl/aktualnosci/biznes/zalozenie-firmy/regon-co-to-jest.

Budowa i znaczenie NIP-u

NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) to z dziesięciocyfrowy numer przyznawany przez urząd skarbowy w celu identyfikacji podatników. Pierwsze trzy cyfry wskazują na urząd skarbowy, kolejne sześć to unikalny numer podatnika, a ostatnia cyfra to liczba kontrolna.

NIP jest używany głównie do celów podatkowych i rozliczeń z fiskusem. Przedsiębiorcy posługują się nim przy składaniu deklaracji podatkowych, wystawianiu faktur czy płaceniu podatków.

Co ciekawe, jeszcze kilka lat temu funkcjonowały dwie formy zapisu tego identyfikatora:

• XXX-XXX-XX-XX – dla osób fizycznych,
• XXX-XX-XX-XXX – dla pozostałych podmiotów.

Dopiero od 2022 roku ujednolicono te zapisy i dziś Numer Identyfikacji Podatkowej funkcjonuje bez myślników.

Rola REGON-u i NIP-u w prowadzeniu działalności gospodarczej

Oba identyfikatory są niezbędne dla osób prowadzących firmę. REGON jest wymagany podczas rejestracji działalności w CEIDG lub KRS. Z kolei NIP należy uzyskać przed pierwszym rozliczeniem podatkowym.

REGON jest również niezbędny w kontaktach z urzędami, na przykład przy zgłaszaniu pracowników do ubezpieczeń społecznych. Firmy często weryfikują potencjalnych kontrahentów w bazie, aby upewnić się, że dany podmiot faktycznie istnieje i działa legalnie. Z kolei NIP jest podstawowym identyfikatorem przy wszelkich rozliczeniach, także pomiędzy przedsiębiorcami.

Uzyskiwanie i aktualizacja numerów REGON i NIP

Osoby zakładające jednoosobową działalność gospodarczą przez CEIDG otrzymują numer REGON automatycznie po wpisaniu firmy do ewidencji. Nie są wymagane dodatkowe dokumenty. Natomiast NIP jest nadawany przez urząd skarbowy po złożeniu druku NIP-2 lub NIP-8.

W przypadku innych form działalności, np. spółek cywilnych czy fundacji, uzyskanie REGON-u może wymagać osobistego zgłoszenia do oddziału GUS, przesłania dokumentów pocztą bądź złożenia wniosku RG-1 online.

Wspólnym mianownikiem NIP-u i REGON-u jest czas, jaki mają właściciele firm na aktualizację danych, np.:

• adresu siedziby,
• formy prawnej,
• zakresu działalności.

W obu przypadkach ustawodawca daje na zgłoszenie zmian siedem dni roboczych. Różnica dotyczy formularzy – w przypadku REGONU trzeba złożyć druk RG-1, a dla Numeru Identyfikacji Podatkowej niezbędne są formularze NIP-2 lub NIP-8. Niedopełnienie obowiązku aktualizacji danych grozi karami administracyjnymi.

Materiał sponsorowany przygotowany przez Firmove.pl