W dobie szybkiego internetu i pracy zdalnej firmy coraz częściej rezygnują z drogich licencji na programy instalowane lokalnie, wybierając w to miejsce aplikacje działające w chmurze. Do zalet takiego rozwiązania należy m.in. obniżenie kosztów prowadzenia przedsiębiorstwa, bezpieczeństwo przetwarzanych danych oraz dostęp do plików z poziomu wielu urządzeń. Jak w tym kontekście sprawdza się Google Workspace? I co zrobić, aby wykorzystać pełen potencjał tego pakietu?
Co to jest Google Workspace?
Google Workspace to obszerny pakiet programów do użytku firmowego, który jest dostępny w ramach jednej, wygodnej subskrypcji. Jego głównym wyróżnikiem jest to, że działa w chmurze, a to z kolei sprawia, że każdy użytkownik może pracować w programach wchodzących w skład zestawu z poziomu dowolnego urządzenia, na którym jest w stanie zalogować się na konto Google (komputer, tablet, telefon).
W skład pakietu wchodzą programy biurowe (Arkusze, Dokumenty, Formularze, Prezentacje), poczta w firmowej domenie (Gmail), komunikatory tekstowe (Chat, Spaces), narzędzie do wideokonferencji (Meet), aplikacja do organizacji pracy (Kalendarz) czy przestrzeń dyskowa w chmurze (Dysk). Oprócz tego w każdym planie Google Workspace dostępne są takie programy jak: Jamboard, Keep i Witryny. Co zrobić, aby w pełni wykorzystać możliwości tych rozwiązań?
Jakie zalety ma Google Workspace?
Przeniesienie firmowej korespondencji do Gmaila może przebiec wyjątkowo sprawnie. Wystarczy, że skorzystasz z pomocy jednego z krajowych partnerów Google Cloud. Mowa tu o autoryzowanych przez Google firmach, które wspierają lokalne podmioty, oferując im m.in. wsparcie techniczne w języku polskim i faktury w złotówkach.
Firmowy Gmail ma dużo większe możliwości niż jego darmowy odpowiednik. Można w nim m.in. utworzyć adres email we własnej domenie, np. imię.nazwisko@nazwafirmy.pl, a dla każdego konta przypisać aż 30 aliasów.
W zależności od wybranego pakietu każdy użytkownik Google Workspace ma do dyspozycji do 30 GB do 5 TB miejsca na Dysku Google. Zorganizowanie firmowego archiwum w chmurze sprawia, że pliki pozostają bezpieczne, a wszyscy użytkownicy z uprawnieniami mają do nich dostęp na dowolnym urządzeniu z dostępem do internetu.
Na programy biurowe można wykupić wiele licencji u różnych producentów, ale po co to robić, skoro można mieć wszystko w ramach jednej wygodnej subskrypcji. Co więcej, korzystając narzędzi do tworzenia i edytowania plików w chmurze, użytkownicy zyskują możliwość pracy w tym samym czasie na jednym dokumencie. Programy od Google mają wbudowany w sobie chat, funkcję komentowania i przełączania się na wideorozmowę. Wszystko to sprawia, że przygotowanie dokumentu tekstowego czy prezentacji, albo omówienie wyników finansowych jest bardzo wygodne nawet w rozproszonym zespole.
Pracę zdalną ułatwiają też komunikatory tekstowe, takie jak Chat i Spaces. Ten drugi program pozwala na tworzenie rozmów grupowych, gdzie dodatkowo możesz wprowadzić wątki – tak, aby pracownicy nie musieli śledzić tematów, które ich nie dotyczą. Bezpośrednią komunikację w zespole ułatwia też Meet, czyli aplikacja do prowadzenia rozmów wideo. Zarówno Chat, Spaces, jak i Meet są zintegrowane z innymi narzędziami pakietu, takimi jak aplikacje biurowe, kalendarz czy Gmail.
Ile kosztuje Google Workspace?
Google Workspace jest usługą dostępną w ramach czterech planów subskrypcyjnych. Te różnią się od siebie zakresem funkcji dostępnych w poszczególnych aplikacjach, a co za tym idzie – również ceną.
- Google Workspace Business Starter – 27 zł
- Google Workspace Business Standard – 54 zł
- Google Workspace Business Plus – 81 zł
- Google Workspace Enterprise – Cena ustalana jest indywidualnie.
Co ciekawe, firmy, które chcą wykupić minimum 10 licencji i nie korzystały wcześniej z biznesowej wersji pakietu Google Workspace, mogą otrzymać 10% zniżki na usługę, podejmując współpracę z krajowym partnerem Google Cloud, takim jak wrocławska firma FOTC.
Google Workspace dla firm – podsumowanie
Oprócz programów do tworzenia i komunikacji, w Google Workspace otrzymujesz też miejsce na dysku w chmurze i pocztę Gmail w firmowej domenie. Do usługi możesz przenieść się bezpośrednio na stronie Google lub za pośrednictwem jednego z krajowych partnerów Google Cloud, co niesie za sobą szereg korzyści, takich jak dodatkowe zniżki na pakiety czy dostępne 24 godziny na dobę wsparcie techniczne w języku polskim.
Materiał przygotowany przez FOTC